‘Opzij, opzij, opzij!
Maak plaats, maak plaats, maak plaats,
we hebben ongelofelijke haast.
We moeten mailen, bellen, typen, opslaan en weer door gaan.
We kunnen nu niet blijven,
we kunnen nu niet langer blijven staan!’
Herman van Veen had het hier duidelijk over de ratrace waarin we ons kunnen bevinden. De rush waar ik niet langer deel van wil uitmaken. Maar hoe dan?
Ik vind het keer op keer gek dat ‘Goed, druk!’ een veelvoorkomend antwoord is op de vraag hoe het met iemand gaat. Het druk hebben wilt dan zeggen dat het leven je toelacht. Het gaat zo lekker dat je er druk van wordt. Na mijn burn-out wil ik dit niet meer. Kan ik mijn lichaam en gezondheid op de eerste plek zetten én tegelijkertijd ambitieus zijn?
Mogelijk, volgens Fokke Kooistra. Mijn nieuwe held! Hij is productiviteitsninja en samen met Marcel van den Berg oprichter van Think Productive West-Europa. Hij helpt mensen om met meer plezier meer gedaan te krijgen. Hij is van nature uit een chaoot en weet dus als geen ander hoe je van daaruit structuur kunt aanbrengen, prioriteiten kunt stellen en goed voor jezelf kunt zorgen. Tijdens mijn interview over de toekomst van werk voelde ik direct de rust van zijn visie: de kalme professional. Hij gaf me inzichten in hoe het brein werkt en hoe we dit inzicht in ons eigen voordeel kunnen inzetten.
Wat bedoelt Fokke met een kalme professional?
Een kalme professional werkt vanuit rust. Hij of zij begint met een helder overzicht, met doelgerichtheid en productiviteit tot gevolg. Deze professional bepaalt zelf zijn of haar agenda en is pro-actief.
Hoe vind je deze rust en productiviteit in je werk?
Om een kalme professional te worden is het belangrijk te bepalen op welke gebieden in je leven je impact wilt hebben. Dit zijn de rollen die je hebt. Fokke vervult bijvoorbeeld de rol van ondernemer, trainer/coach en gezinslid. Dit zijn zijn dagelijkse bezigheden waar hij impact mee wil maken. Het is belangrijk je rollen helder te hebben opdat je dan je agenda er omheen kunt plannen. Dit interview over kenniswerk past bijvoorbeeld in zijn agenda want dit sluit aan met een rol die hij vervult waar hij impact op wilt hebben.
Rollen kunnen conflicterend zijn. Het is een continue zoektocht naar balans vinden en prioriteiten stellen. De corporate wereld vraagt veel van mensen. Er wordt mensen niet geleerd om ‘nee’ te zeggen en de grens te trekken, maar als je dit niet doet kom je met jezelf in de knoop. Je voelt je een machine in dienst van het bedrijf. Je werk heeft dan niets meer te maken met wie je zelf bent en jouw talenten inzetten. Werk je in lijn met je rollen en stel je grenzen dan wordt je juist productiever, gezonder en gelukkiger.
Daarnaast is het belangrijk om als kalme professional je hersenkapitaal zuinig in te zetten. 25 procent van onze dagelijkse energie gaat naar onze hersenen. Hoe zetten we onze kostbare energie goed in?
1. Ten eerste door organiserend en uitvoerend werk te scheiden van elkaar.
We verspillen nu veel hersencapaciteit door steeds te switchen tussen de manager en de werker in ons. De manager in jou organiseert je werk en bepaalt wat je wilt bereiken en de werker voert de taken daartoe uit. We verbranden veel energie door deze continu te wisselen en raken daardoor vermoeid. Een voorbeeld van dit switchen is e-mails en berichten lezen en meteen beantwoorden. Moe worden komt dus niet alleen omdat je je brein gebruikt, maar ook door de manier waarop je het inzet. Wat hij aanraadt is om op gezette tijden je email te lezen en niet meteen alles wat in je mails staat gedaan te willen hebben. Orden eerst je mail, creëer overzicht en maak dan een keuze wat je er verder mee doet. Als je dit wilt toepassen raadt hij je aan de methode Inbox Zero van Merlin Mann te gebruiken.
2. Verander je gedrag.
Je wordt geen kalme professional door middel van trucjes. Het vereist bewustwording en discipline om je vooropgestelde dagelijkse doelen te behalen zonder je af te laten leiden door de biepjes op onze telefoon. Hij zegt niet dat we moeten stoppen met Twitter, Facebook en mail, maar dat we er wel bewust mee moeten omgaan want dit gedrag heeft effect op ons lichaam en geest. Het is namelijk zo dat als je je dag begint met mails te beantwoorden je geen overzicht hebt, je reactief gaat werken en je je eigen doelen niet haalt.
3. Slaap is belangrijk.
Het is geen tijdsverspilling. Slaapdeprivatie is echt een ding. Je bouwt een slaaptekort op en merkt pas door de tijd heen wat daar de prijs voor is. Hij is benieuwd of verder onderzoek kan aantonen of er een verband is tussen slaapdeprivatie en burn-out.
4. Ken je piekuren.
Wanneer ben jij op je scherpst? Dit is voor iedereen anders. Organiseer je werk rondom je piekuren. Je hebt slechts drie uren waarop je op je best bent, wees daar spaarzaam mee. Het is namelijk zo dat je brein geneigd is suffe klusjes te doen wanneer je op je scherpst bent in plaats van dat je aan een zware klus werkt. Je doet dit omdat je door kleine klusjes dopamineshots krijgt. Je krijgt een snelle beloning. Je denkt eerst tien kleine dingen te doen om dan aan de grote taak te werken. Echter, na die tien dingen neem je pauze en ga je niet meer aan die grote klus beginnen omdat je je niet scherp voelt en stel je het uit en doe je de volgende dag hetzelfde.
4. Werk niet te lang.
Lange dagen werken zorgt eveneens niet voor fitheid en energie. We werken acht tot zestien uur op een dag, maar we weten intussen dat ons brein maar twee tot vier uur maximaal gefocust kan werken. Het is kansloos op kantoor te blijven zitten en te denken dat je door veel uren te maken het af kan krijgen. Dat is niet effectief volgens Fokke. Acht uur werken is volgens hem niet verkeerd. Het is vooral belangrijk deze acht uur werk goed in te richten rond je piekuren en niet te veel te switchen tussen je innerlijke manager en je werker.
5. Een ondersteunende bedrijfscultuur is nodig om een kalme professional te zijn.
Je kan een individu wel overtuigen dat het prima is om slechts acht uur te werken en dat je drie scherpe focusuren hebt, maar als de cultuur in de organisatie mensen afrekent op hun inzet in termen van hoeveel uur ze werken dan schiet het niet veel op. Je krijgt het management mee wanneer ze bewust zijn dat er iets moet veranderen. Het management worstelt er zelf ook mee namelijk. Ze werken in het weekend om op maandag weer mee te kunnen. Leidinggevenden begrijpen zelf dat dit niet gaat werken op de lange termijn.
6. Pauzeren is noodzakelijk en vrij!
Pauzes waarin je sport, een dutje doet of wandelt kunnen bevorderlijk zijn, maar moeten niet als taken gaan voelen. Als het een onderdeel van je to-do lijst wordt, wordt dit namelijk een deel van het probleem.
7. Wees eerlijk naar jezelf.
Als je meer dan dertig procent van je werk niet leuk vindt, is het tijd om een andere baan te zoeken. Fokke gelooft dat er voor ieder leuk werk kan zijn. Hij wordt geraakt door het idee van moderne slavernij waar mensen op maandag uitkijken naar vrijdag. Dit wordt als gewoon gezien, maar dit is niet normaal.
ROI van slimmer werken:
Er zijn nog geen keiharde cijfers voor dit slimmer werken. Fokke ziet dat wanneer mensen deze denkmodellen implementeren ze vijf tot twintig procent tijdswinst kunnen boeken. Een volle werkdag in de week dus.
Er zijn bijvoorbeeld cijfers dat mensen veertig procent van hun tijd met e-mails bezig zijn. Als je de tijd die je aan e-mails spendeert naar twintig procent kunt reduceren dan heb je al een dag gewonnen. Of bijvoorbeeld bij vergaderingen: reduceer de tijd van een uur vergaderen naar vijfenveertig minuten en bespaar na vijf vergaderingen een uur en een kwartier. Je hoeft niet eens grote veranderingen door te voeren. Deze tijd moet niet opgevuld worden met meer taken maar met marge, waardoor we sneller kunnen herstellen.
Er komt dan meer overzicht, meer tijd met een gelukkig, gezonder en productiever personeel tot gevolg. Fokke leidt momenteel experimentele trajecten waarin hij monitort wat het lange-termijn-effect is van werken als een kalme professional.
Eind dit jaar komt het boek De Kalme Professional uit. Je kunt al meelezen op dekalmeprofessional.nl.